Digitalizacja dokumentów firmowych z odbiorem, OCR i archiwum online
Odbieramy dokumenty z Twojej firmy, przygotowujemy je do skanowania, wykonujemy OCR, indeksujemy i udostępniamy w prywatnym archiwum dokumentów online. Oryginały zwracamy protokolarnie, a Ty zyskujesz szybki dostęp do dokumentów bez angażowania swojego zespołu.
Odbiór dokumentów • Skanowanie • OCR • Indeksowanie • Prywatne archiwum online • Kontrola dostępu • RODO • Zwrot oryginałów
Od przekazania dokumentów do gotowego archiwum online
Przed rozpoczęciem ustalamy zakres, sposób przekazania dokumentów i oczekiwany poziom indeksowania. Potem prowadzimy dokumenty przez kolejne etapy z kontrolą partii i zwrotem oryginałów.
Odbiór i protokół
Ustalamy zakres, odbieramy dokumenty i potwierdzamy przekazaną partię.
Przygotowanie i skan
Porządkujemy partię, przygotowujemy dokumenty i wykonujemy skanowanie.
OCR i indeksowanie
Wykonujemy OCR, opisujemy dokumenty i przygotowujemy je do wyszukiwania.
Archiwum i zwrot
Udostępniamy archiwum online wskazanym osobom i zwracamy oryginały.
Prywatne archiwum dokumentów online
Po digitalizacji dokumenty trafiają do prywatnego archiwum online. Możesz je przeglądać, filtrować, pobierać i wyszukiwać po treści, datach, nazwach, numerach dokumentów oraz słowach kluczowych. Dostęp do archiwum otrzymują wyłącznie wskazane osoby.
OCR, automatyczne indeksowanie i funkcje AI sprawiają, że dokumenty są przeszukiwalne, opisane i łatwiejsze do odnalezienia w archiwum.
Wyszukiwanie po treści dokumentów
OCR
Filtrowanie po metadanych
Kategorie dokumentów
Tagi
Role użytkowników
Kontrola dostępu
Możliwość pobierania plików
Kopie zapasowe
Funkcje AI do klasyfikacji i opisywania dokumentów
Bezpieczeństwo i RODO
Bezpieczeństwo jest częścią całego procesu, więc od odbioru dokumentów po ich zwrot wszystko przebiega w uporządkowany sposób, z kontrolą dostępu i ochroną danych na każdym etapie.
01
Procedury organizacyjne
Ewidencja, upoważnienia, protokoły przekazania i zwrotu oraz jasna odpowiedzialność na każdym etapie.
02
Ochrona fizyczna
Zamknięte pomieszczenia, kontrola dostępu i bezpieczny transport dokumentów.
03
Zabezpieczenia systemowe
Uprawnienia, szyfrowanie i kopie zapasowe dla danych w transmisji i spoczynku.
04
RODO i dokumenty klienta
Przy dokumentach zawierających dane osobowe działamy na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Zakres, cel, czas przetwarzania, dostęp do danych, zasady bezpieczeństwa oraz sposób zwrotu lub usunięcia danych są ustalane przed rozpoczęciem współpracy.
Program pilotażowy
Wiemy jak trudno podjąć decyzję o współpracy, nie wiedząc do końca jak będzie się ona układać. Ponieważ nie chcemy sprzedawać kota w worku, dlatego stworzyliśmy nasz program pilotażowy.
Za symboliczną 1 zł
Liczba miejsc jest limitowana.
- Digitalizacja 1000 stron
- 1 miesiąc dostępu do prywatnego archiwum dokumentów online
- Funkcje AI do klasyfikacji i opisywania dokumentów
- Transport w promieniu 20 km od naszej siedziby
!
Kalkulator na tej stronie zamieszczono jedynie w celach poglądowych. Jego wyliczenia nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 § 1 oraz art. 71 Kodeksu cywilnego.
Wstępny kalkulator digitalizacji dokumentów
Koszt digitalizacji zależy od liczby dokumentów, sposobu ich przygotowania, rodzaju archiwum, zakresu OCR, indeksowania, transportu i wymagań bezpieczeństwa.
Kalkulator pozwala wstępnie oszacować budżet, ale końcowa wycena jest przygotowywana po krótkiej analizie zakresu.
m.b. dokumentacji przeliczamy na liczbę stron. Dla dokumentów luzem przyjmujemy 1 m.b. = 10 000 stron, a dla dokumentów w segregatorach 1 m.b. = 6 000 stron. Liczymy strony, nie kartki. Jeżeli kartka jest zapisana tylko z jednej strony, do kalkulacji wchodzi koszt jednej strony.
Metry bieżące
1 m.b.
0,5 m.b.
80 m.b.
1 m.b. to 10 000 stron dla dokumentów luzem albo 6 000 stron w segregatorach.
i
Zaznacz, jeżeli nam zostawiasz transport z miejsca stałego przechowywania dokumentacji, do naszej siedziby.
i
Zaznacz, jeżeli dokumenty nam przekazane będą w innej formie niż luzem, jeden na drugim. Np. kiedy są w segregatorach i ich rozpakowanie i przygotowanie do skanowania zostawiasz nam.
i
Zaznacz, jeżeli po skanowaniu chcesz mieć dokumenty włożone w segregatory i koszulki. Nie spinamy ponownie dokumentów zszywkami.
i
Zaznacz, jeżeli więcej niż 1 na 10 dokumentów ma zszywki lub spinacze, albo podobne rozwiązania.
i
Zaznacz, jeżeli w Twoim archiwum są dokumenty, które nie mogą być poddane skanowaniu automatycznemu i potrzebują specjalnego traktowania. Jeżeli dokumenty są stare, to jeszcze nie oznacza, że są kruche, ale taka sytuacja wymaga indywidualnej wyceny i nasz kalkulator ich nie obejmuje.
i
Zaznacz, jeżeli Twoje dokumenty mają wymiary większe niż A3 lub mają format rolek, map itd. Nawet szacunkowa wycena w naszym kalkulatorze jest niemożliwa.
Podatek VAT 23%
345,00 PLN
Suma brutto
1 845,00 PLN
Liczba stron
10 000
Cena za stronę netto
0,15 PLN
Suma netto
1 500,00 PLN
Wynik jest orientacyjny i dotyczy bazowego zakresu digitalizacji. Pełna wycena zależy od przygotowania dokumentów, poziomu indeksowania, transportu, wymagań bezpieczeństwa oraz zakresu archiwum online.
Kontakt
Jeżeli chcesz porozmawiać o digitalizacji dokumentów, pilotażu albo wstępnej wycenie, zostaw wiadomość.
Dane kontaktowe
Documentoria
Sebastian Depta
ul. Jankowicka 23/25, lok. A/3/7
44-200 Rybnik
NIP: 642-300-13-52
